bayi di jepangjapankehidupan di jepangkelahiran bayi di jepanglife in japanlife in tsukubamelahirkan di jepangpengalaman melahirkan di jepangtsukuba
Pengalaman Melahirkan di Jepang: Mengurus Dokumen Kelahiran Bayi (Part 1)
Tulisan ini merupakan salah satu dari rangkaian pengalamanku mengurus keperluan setelah melahirkan di Jepang tahun lalu. Salah satunya pengalaman mengurus dokumen kelahiran bayi di Tsukuba, Jepang.
Agustus tahun lalu ,ada anggota baru di keluarga kami. Seorang bayi perempuan yang lahir di salah satu rumah sakit di Tsukuba pada pukul 07.26 waktu setempat. Bayi yang lahir saat kedua orangtuanya sedang merantau jauh dari tanah air untuk menuntut ilmu.
Karena kondisi pasca melahirkan, yang berperan mengurus dokumen administrasi Rumah Sakit adalah suami. Beliau dengan gesit dan sabar bolak-balik antara rumah sakit-balaikota-rumah selama aku masih berada diruang perawatan. Aku besyukur sekali, suami sudah menginfokan perihal HPL-ku kepada Profesor Pembimbing Master-Doctoral di kampusnya jauh-jauh hari, sehingga saat dan pasca melahirkan beliau bisa izin beberapa waktu untuk menemani dan mengurus keperluan kami.
Sebagai warga negara asing yang tinggal disini, kami juga wajib mengikuti prosedur yang berlaku. Berikut ini tulisan tentang pengalaman melahirkan di Jepang saat mengurus dokumen kelahiran bayi.
Dokumen Kelahiran Bayi di Jepang
Ada beberapa dokumen yang HARUS segera diurus demi kelancaran proses administrasi. Mungkin terkesan ribet, tetapi percayalah. Ini adalah dokumen penting yang akan berguna untuk si anak. Berikut adalah beberapa dokumen yang diperlukan:
1. Sertifikat Kelahiran (Shussei shoumeisho, 出生証明書)
Tempat proses: Rumah Sakit Tempat Melahirkan
Keterangan:
Dokumen ini diperoleh dari rumah sakit tempat ibu melahirkan. Kertas berukuran A3 ini, dan terdiri dari dua bagian, yaitu lembar bagian kiri dan lembar bagian kanan. Bagian sebelah kiri adalah tentang pendaftaran kelahiran birth registration, ditulis oleh keluarga. Sedangkan lembar bagian sebelah kanan merupakan sertifikat kelahiran bayi, (Shuusei shoumeisho, 出生証明書). Lembar bagian kanan ini ditulis oleh dokter rumah sakit).
Setelah bayi lahir, keluarga akan menerima dokumen ini dari rumah sakit, dengan bagian kanan sudah diisi oleh dokter, selanjutnya isilah lembar kertas A3 yang sebelah kiri tersebut.Jangan lupa wajib disertai stempel (hanko, ハンコ) atau tanda tangan orang tua (ayah, ibu).
Dokumen Sertifikat Kelahiran siap dibawa ke Cityhall kantor balaikota, untuk proses Laporan Kelahiran (Shussei todoke, 出生届).
Dibawah ini tampilan lembar dokumen yang diterima dari Rumah Sakit tempat melahirkan.
 |
| Lembar berukuran A3 yang diperoleh dari rumah sakit tempat ibu melahirkan. Sumber: http://www.city.suzuka.lg.jp/ |
Untuk lebih jelas, bisa dilihat pada dua gambar berikut ini.
 |
| Lembar sebelah kanan, Shuusei shoumeisho (出生証明書). Sumber: 住民票.com |
Gambar di atas adalah sertifikat kelahiran bayi, (Shuusei shoumeisho, 出生証明書) yang ditulis oleh dokter Rumah Sakit.
 |
| Lembar sebelah kanan, Shussei todoke, (出生届). Sumber: 住民票.com |
Gambar di atas adalah lembar laporan kelahiran, Shussei todoke (出生届) yang diisi dan ditandatangani oleh kita, orang tua bayi.
Setelah ditulis lengkap dan diberi stempel atau tandatangan , Dokumen Kelahiran yang berukuran A3 ini siap dibawa ke Cityhall untuk proses Laporan Kelahiran (Shussei todoke, 出生届).
2. Surat Laporan Kelahiran (Shussei todoke, 出生届)
Tempat: Tsukuba Cityhall (shiyakusho, 市役所).
1-1-1 Kenkyu-Gakuen, Tsukuba-shi, Ibaraki 305-8555 Japan
Saran dari kami, sebaiknya pergi ke Cityhall di hari kerja.
Jam operasional Tsukuba Cityhall : Senin - Jumat, 08.30 sampai dengan 17.15 JST.
 |
| Tsukuba Cityhall |
Keterangan:
Proses ini adalah prosedur melaporkan bahwa bayi telah lahir dan ingin didaftarkan pada kartu keluarga kita (jyuuminhyo, 住民票).
Sesampainya disana, kita bisa meminta bantuan kepada petugas resepsions (Uketsuke, 受付) agar diarahkan ke loket untuk keperluan melaporkan kelahiran. Mereka akan langsung membantu menunjukkan loket mana tempat yang harus kita tuju. Proses di cityhall umumnya tidak banyak memakan waktu, karena petugas disini selalu melayani kepengurusan dokumen warganya dengan sigap.
Yang mengurus bagian Laporan Kelahiran adalah Loket #24, yakni tentang Health Promotion Division.
Kantor balaikota Tsukuba, tidak hanya tempat mengurus dokumen kelahiran saja, melainkan tempat untuk mengurus keperluan seluruh dokumen yang diperlukan oleh warga. Jadi seperti, kantor RT-RW-Kelurahan-Kecamatan/Kota dikumpulkan di satu tempat. Sehingga sangat efisien waktu.
Saat akan menuju loket, jangan lupa mengambil nomor antrian terlebih dahulu ya, dan perhatikan layar monitor penunjuk nomor antrain. Di Tsukuba, untuk loket pelayanan tertentu,nomor antrian yang muncul akan dipanggil dengan dua cara, dipanggil oleh suara mesin pemanggil dan dipanggil manual oleh petugas sembari mengangkat kertas ukuran A4 berisi nomor yang dimaksud.
Harap dicatat bahwa Proses Melaporkan Kelahiran harus dilakukan dalam waktu 14 hari dihitung dari saat bayi dilahirkan. Jika hari ke-14 adalah akhir pekan, hari libur nasional, atau liburan akhir tahun-tahun baru, maka proses ini bisa dilakukan saat Cityhall telah dibuka kembali pasca libur tersebut.
Apabila proses ini dilakukan setelah periode tersebut (lebih dari 14 hari sejak bayi lahir), pihak kota dalam hal ini Cityhall akan mengirimkan notifikasi perihal denda yang harus dibayarkan.
Dokumen yang WAJIB dibawa saat mengurus Surat Laporan Kelahiran (Shussei todoke, 出生届) di Cityhall, yaitu:
- Sertifikat Kelahiran (Shuusei shoumeisho, 出生証明書)
- Maternal and Child Health Handbook, Buku Kesehatan Ibu & Anak (Boshi kenko techo, 母子健康手帳)
- National Health Insurance (NHI) (Kokumin Kenko Hoken (国民健康保険) milik ayah dan ibu.
- Identitas Pengenal bisa berupa Residence Card, SIM, My Number atau Passport.
Maternal and child health handbook harus dibawa untuk keperluan pengisian bukti kelahiran (Shussei todoke de sumi shōmei, 出生届出済証明).Di halaman depan Maternal and Child Handbook akan diisi keterangan kelahiran serta tanggal pelaporan. Lembaran di buku ini, nantinya sebagai salah satu dokumen yang diperlukan saat mengurus Surat Kelahiran Anak di KJRI/KBRI.
Untuk identitas diri, waktu itu suami membawa resident card milik kami berdua.
Hasil yang diperoleh (Output) dari kunjungan ke Cityhall mengurus Surat Laporan Kelahiran (Shussei todoke, 出生届) adalah berupa
- Sertifikat Penerimaan, Acceptance Certificate (Juri shomeisho, 受理証明書)
- Kartu Keluarga, (Juuminhyo, 住民票) yang sudah diupdate dengan nama bayi yang baru saja lahir.
Itu prosedur yang dilakukan di Tsukuba Cityhall guna mengurus Dokumen berkaitan dengan Kelahiran Bayi di Jepang.
Di artikel selanjutnya akan membahas tentang hal-hal lain yang juga dilakukan saat datang ke Cityhall selain mengurus dokumen di atas, seperti Asuransi Kesehatan dan Program Kesehatan & Kesejahteraan bagi bayi yang baru lahir. Silahkan klik disini untuk membaca lebih detail.
Semoga bermanfaat.
Salam hangat.
ARL
0 comments
Terima kasih sudah berkunjung, dan berkomentar dengan santun 😊
Cara mengisi komentar:
Pilih NAME/URL, Ketik dengan URL Blog, Isi komentar 📝